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Fehlermanagement

MFA ändert Datum einer Heilmittelverordnung in der ePA – fristlose Kündigung rechtens

10.07.2024Ausgabe 4/20244min. Lesedauer

Angestellte in Arztpraxen, die eine Heilmittelverordnung eigenmächtig ändern, um eigene Fehler zu vertuschen, müssen mit einer fristlosen Kündigung rechnen (Landesarbeitsgericht [LAG] Thüringen, Urteil vom 28.02.2024, Az. 4 Sa 166/23). Derartige Fälle sind in doppelter Hinsicht ärgerlich für einen Praxisinhaber: Neben der Herausforderung, in Zeiten des Fachkräftemangels neue Praxismitarbeiter zu finden, kann eine fehlende Option, Änderungen in einer elektronischen Patientenakte (ePA) nachzuvollziehen, aus rechtlichen Erwägungen heraus problematisch sein.

MFA erhält Kündigung wegen Manipulation des Ausstellungsdatums

Weil sie einen eigenen Fehler vertuschen wollte, änderte eine MFA in einer Arztpraxis das Ausstellungsdatum einer Heilmittelverordnung in der ePA einer Patientin. Nach der Veränderung war das ursprüngliche Ausstellungsdatum ohne größeren technischen Aufwand nicht mehr ersichtlich. Als die Ärztin und Praxisinhaberin von der Manipulation erfuhr, kündigte sie das Arbeitsverhältnis fristlos.

Die MFA stritt die eigenmächtige Änderung der ePA ab und erhob Kündigungsschutzklage. Wie auch die Vorinstanz (Arbeitsgericht Gera) wies das LAG Thüringen die Klage ab.

So begründete das LAG Thüringen die Entscheidung

Das LAG Thüringen erachtete die nachträgliche Veränderung von Daten in der ePA als schwerwiegende arbeitsvertragliche Pflichtverletzung. Diese sei an sich schon ein wichtiger Grund zur fristlosen Kündigung. Das Fachpersonal einer Arztpraxis sei arbeitsvertraglich verpflichtet, Daten in die Patientenakte sorgfältig sowie anweisungs- und wahrheitsgemäß einzutragen und nachträgliche irreführende bzw. unwahre Änderungen zu unterlassen.

Eine Abmahnung sei im vorliegenden Fall entbehrlich gewesen: Durch den Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten sei das Vertrauen der Praxischefin in ihre Mitarbeiterin so stark erschüttert gewesen, dass auch eine Abmahnung nicht zu dessen Wiederherstellung beigetragen hätte. Verstärkend trat noch hinzu, dass die MFA die Manipulation bis zuletzt abgestritten hatte.

Offene Fehlerkultur pflegen ...

Nicht erst, wenn die Arztpraxis Mitarbeiter aufgrund eines gestörten Vertrauensverhältnisses verliert, lohnt es sich, innerhalb eines Praxisteams eine offene Fehlerkultur zu etablieren. Ziel sollte immer sein, aus Fehlern zu lernen, damit diese kein zweites Mal geschehen. Folglich ist es naheliegend, aufgetretene Fehler – und vor allem auch Beinahe-Fehler – zu erfassen, sie regelmäßig im Team zu besprechen und gemeinsam zu überlegen, was getan werden muss, damit es nicht mehr dazu kommt. Gehen Sie daher als Praxisleitung viele Male mit gutem Beispiel voran. Lassen Sie Ihr Team spüren, dass Fehler passieren dürfen – einmal. Allerdings sollten sie kein zweites Mal auftreten. Fehler sind dazu da, dass alle daraus lernen können. Es geht nie um „Wer war das?“ Vielmehr geht es um „Wie konnte dies passieren und wie können wir es in Zukunft besser machen?“

Für einen offenen Umgang mit Fehlern ist ein gutes Betriebsklima elementar. Die Möglichkeit zu haben, authentisch zu sein und sich nicht zu blamieren, wenn etwas schiefläuft. Und wichtig: Die ersten 10 Fehler gehen auf den Chef. Sie oder er muss offen mit eigenen Fehlern umgehen. Anschließend wird sich auch der eine oder andere Mitarbeiter langsam aus der Deckung wagen und den einen oder anderen klitzekleinen Fehler zugeben. Wenn dann der „Kopf dranbleibt“, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sich auch andere „aus der Deckung wagen“.

Mit der Zeit entsteht so etwas, das wir gemeinhin als offene Fehlerkultur bezeichnen. Ein anderes Wort für Kultur ist im Übrigen Gruppengewohnheit. Hier möchten Sie hin. Doch diese fällt nicht vom Himmel. Eine offene Fehlerkultur hat viel mit Vertrauen, Wohlfühlen im Team und dem Gefühl, sich nicht verstellen zu müssen, zu tun.

Nur wer das Gefühl hat, dass sein Gegenüber berechenbar und dessen Reaktion erwartbar ist, wird sich früher oder später öffnen und (Beinahe-)Fehler preisgeben. Wer das Gefühl hat, sich zu blamieren oder bloßgestellt zu werden, wird tunlichst seinen Mund halten und den Fehler ggf. sogar vertuschen. Vertrauen ist hier unabdingbar. Es braucht gemeinsame Zeit und regelmäßige Interaktion, damit Vertrauen entstehen kann.

Fehler entstehen in den seltensten Fällen absichtlich. Oft liegen die Ursachen in organisatorischen Schwächen oder der Mitarbeiter kann oder weiß es nicht besser. In diesen Situationen ist es wenig hilfreich, den Mitarbeiter anzuklagen. Vielmehr sollte sich die Führungskraft an die eigene Nasenspitze fassen und prüfen, wie der Mitarbeiter besser unterstützt werden kann.

... und aktuelle Software

Auch die laut Urteil des LAG Thüringen „ohne größeren technischen Aufwand“ nicht mehr nachvollziehbare Änderung in der ePA kann zum Problem werden: Laut Bundesgerichtshof (BGH) ist die Verwendung von Software, bei der nachträgliche Änderungen in der Patientendokumentation nicht kenntlich gemacht werden, unzulässig und ggf. haftet dann die Ärztin bzw. der Arzt (Urteil des Bundesgerichtshofs [BGH] vom 27.04.2021, Az. VI ZR 84/19).

Denn gemäß § 630f BGB darf der Arzt nur eine revisionssichere, also fälschungssichere Software einsetzen, die Änderungen speichert und ursprüngliche Eintragungen beibehält. Ziel dieser Regelung ist es, eine fälschungssichere Organisation der Dokumentation zu erreichen. Deshalb muss im Falle einer elektronisch geführten Patientenakte die eingesetzte Softwarekonstruktion gewährleisten, dass nachträgliche Änderungen erkennbar werden.

Ärzte dürfen keine Software verwenden, die die ursprüngliche Eintragung überschreibt. Außerdem müssen sie auf besondere Sicherungs- und Schutzmaßnahmen achten, um die Veränderung, Vernichtung oder unrechtmäßige Verwendung von Patientendaten zu verhindern.

Im vertragsärztlichen Bereich wird die Sicherheit der Dokumentation über zertifizierte Praxisverwaltungssysteme abgebildet. Auch wenn die Systeme in erster Linie eine Standardisierung in Bezug auf den elektronischen Datenaustausch zwischen Praxis und KV oder anderen Datenempfängern bezwecken, so können diese auch zur sicheren Übermittlung von Dokumentationsdaten eingesetzt werden.

Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem EDV-/IT-Dienstleister oder Hersteller der verwendeten Dokumentationssoftware nach, ob die Software fälschungssicher i. S. d. § 630f Abs. 1 Satz 2 und 3 BGB ist. Lassen Sie ggf. ein Update durchführen.

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